Avtomatsko pošiljanje dokumentov iz vašega računovodskega programa

V Sloveniji ja vloga dokumentov pri poslovanju jasno določena. Je obvezajoč dokument, ki mora biti zakonsko skladen in predstavlja potrditev prodaje izdelka ali storitve. Vsekakor poznamo tudi ostale informativne dokumente (informativna ponudba, predračun) ali knjigovodske dokumente (dobavnica, prevzemnica), ki so pomembni del poslovanja.

V primeru spletne prodaje se v večini primerih omejujemo samo na predračuna (za pravnr stranke) in račune (za pravne in fizične stranke).

Kdaj se pošiljajo dokumenti?

Dokumenti se pošiljajo glede na tip dokumenta in glede na status opravljene storitve. Če se osredotočimo na račun, se račun pošlje po prejetem plačilu. Vsakdo, ki upravlja spletno trgovino, se zaveda, da mora ponuditi več načinov plačil. Različni načini plačil imajo tudi različen status plačila:

• kartica ali paypal = takojšnje plačilo in račun se pošlje takoj,
• plačilo po predračunu oz. bančno nakazilo = plačilo se izvede z zamikom in račun se pošlje, ko je plačilo potrjeno,
• plačilo po povzetju = plačilo potrjeno oz. izvedeno, ko je bil paket prevzet in plačan.

V vsakem primeru se račun lahko pošlje šele po potrjenem plačilu. Celotni korak se izvede avtomatsko. Izvede se tudi avtomatska fiskalizacija dokumentov (če računovodski program to omogoča).

Kako deluje avtomatsko pošiljanje?

Avtomatsko pošiljanje deluje po načelu, da je potrebno predhodno jasno označiti, da je bilo plačilo uspešno prejeto. Nato se za dokument izvede avtomatska fiskalizacija dokumenta in avtomatsko pošiljanje dokumenta preko elektronske pošte.

Celotni proces se izvede v ozadju in ne predstavlja dodatnega dela za lastnika spletne trgovine. Vsekakor je lahko vedno dodaten vmesni korak preverjanja; priporočeno v primeru tujih pravnih oseb zaradi obračuna davka.

Kako se pošiljajo dokumenti?

Dokumenti se pošiljajo na dva glavna načina. Kateri način se vzpostavi je odvisno od programske rešitve, ki se uporablja za spletno trgovino - nekatere rešitve ponujajo direktno pošiljanje, druge ne.

1. Spletne trgovine, ki omogočajo pošiljanje direktno preko spletne trgovine (npr. Woocommerce, Magento), se dokumenti pošljejo kot priloge k obstoječim ali novim elektronskim sporočilom. Pri tem se lahko elektronsko sporočilo oblikuje glede na obstoječe oblikovanje spletne trgovine. Hkrati vsebuje vse podatke naročila.

2. Drugi način je za trgovine, ki na omogočajo, da se pošljejo dodatna elektronska sporočila (Shopify, Wix). Dokumenti se pošljejo direktno preko elektronske pošte. Uporabi se lahko vaš elektronski račun (priporočamo, da se naredi račun samo za dokumente), ki je lahko na vašem strežniku ali zunanjem ponudniku (Gmail, Outlook, ...). Oblikovanje se pripravi glede na vašo spletno trgovino oz. glede na vaš CGP.