Pri vsakem začetku je veliko ročnega dela, neglede ali govorimo o odpiranju podjetja ali samo o razvoju spletne trgovine. To je čisto normalen proces, saj je potrebno vložiti veliko truda za začetno postavitev vsega. Hkrati se procesi šele definirajo, pri čemer je zelo pomembno, da se ustvarijo pravilno.
Zavedati se moramo, da nam vsa današnja tehnologija mora pomagati in ne biti v napoto. Zato je tudi potrebno temeljito razmisliti katero tehnologijo bomo uporabili in kako jo lahko čim bolje izkoristimo. Kot pri vsaki stvari, so tudi pri integracija poslovnih sistemov plusi in minusi. Z našega vidika menimo, da je število plusov drastično večje od minusov.
Avtomatizacija poslovnih procesov je smiselna, ko je prihranek časa in denarja večji od stroškov integracije. Hkrati je potrebno planirati za možno povečanje poslovanje, kjer se te razlike samo še povečujejo.
Razlogi zakaj je avtomatizacija smiselna:
Povečanje dela v prihodnosti
Potrebno je gledati v prihodnost oz. na povečanje dela. Če še danes lahko obdelamo vse, se to lahko hitro spremeni in takrat je že prepozno. Dobra praksa nam nakazuje, da je potrebno že vnaprej zastaviti avtomatizacijo poslovnih procesov s ciljem, da se bo količina dela in posledično zaslužek letno povečeval za vsaj 10%.
Izguba strank zaradi zamud
Za izgubo strank je veliko razlogov, vendar eden izmed njih je preprosto, da prejeto naročilo ni obdelano oz. zaključeno, ali pa da je zaključeno z veliko zamudo. Da naročilo ni zaključeno je lahko posledica, da se preprosto ni bilo možno posvetiti naročilu zaradi preveč ročnega dela, čeprav bi bilo to enostavno rešiti z avtomatizacijo.
Stranka se lahko odloči za preklic naročila zaradi zamude in se raje odloči za konkurenco, ki pa je zaradi avtomatizacije poslovnih sistemov (v tem primeru spletne trgovine in računovodskega programa) zmožna uspešno izpeljati naročilo.
Neizkoristek potenciala v primeru nenadnega povečanja
Nedavni dogodki s covid-19 virusom so pokazali večji problem ročnega dela, kjer so sistemi prenehali delovati zaradi nenadnega povečanja dela. Večina prodajalcev ni bila možna obdelati vseh naročil, čeprav je bilo povpraševanje zelo veliko. V tem primeru bi avtomatizacija prišla do največjega izraza, saj je prodajni cikel že skoraj zaključen, samo realizirati ga je potrebno.
Vse te posledice so več kot očitne kaj se lahko zgodi v primeru prevelikega ročnega dela. Dokler je podjetje še majhno, se po ovinkih še nekako da izogniti tem težavam, vendar z rastjo se številko ovir in možnih napak samo povečuje. Hkrati z večanjem zaposlimo dodatne ljudi, ki jim moramo zaupati. Problem ni mogoče toliko v zaupanju, ko v tem, da nas lahko ta oseba zapusti in tako nastane velika luknja v procesu. Če se ponovno obrnemo na avtomatizacijo, pa to tam ni težava.
Matematika ne laže. Na enostavnem primeru obdelave spletnih naročil lahko preverimo koliko je avtomatizacija smiselna. Podatki so definirani na statistični osnovi in so zastavljeni zelo optimistično. Glede na izkušnje se izkaže, da so realni podatki v dejanskih podjetjih slabši.
Oseba lahko vnese 10 min x 6 naročil x 6 h = 36 naročil/dan (če predpostavimo, da je v 8 urnem delavniku samo 6 efektivnih ur). Na mesečni ravni zo iznese 20 delovnih dni x 36 naročil/dan = 720 naročil/delovni mesec.
Strošek vnosa enega naročila tako znaša 2000 € / 720 naročil = ~3 €/naročilo. Pri 35% marži na celotni znesek naročil 720 naročil * 50 € povprečna vrednost naročila = 36000 €/mesečno to znaša 36000 € x 35% = 12600 € marže. Drugačen povedano, vnos naročil prestavlja 2000 € / 12600 € = ~16% vnosa naročil. S tem da ne upoštevamo nobenih ostalih stroškov, ki ta procent še dodatno zviša.
Vzemimo iste podatke kot pri ročnem vnosu naročila, samo da ne upoštevamo stroškov (plače) vnosa naročil. Strošek integracije poslovnih sistemov je za podani primer 2500 € + 50 €/mesec. To pomeni, da je ROI investicije 2 meseca. Pri vključevanju še ostalih procesov se ta strošek lahko še zniža.
Pri samem mesečnem strošku pa to pomeni glede na št. naročil 50 € / 12600 € mesečne marže = 0,4%. Za samo naročilo je strošek 50 € / 720 naročil = ~0,07 €/naročilo kar se lahko skoraj predstavi kot zaokrožitvena napaka zaradi majhnih številk.
Torej strošek integracije na mesečni ravni ni niti procent, kar je z finančnega vidika zelo dobra naložba. Vsekakor je pametno omeniti, da se lahko oseba, ki je predhodno vnašala naročila, zdaj posveti delu z večjo dodano vrednostjo - npr. iskanjem strank ali pospeševanjem prodaje.